Existen muchas maneras de organizar un archivo de un despacho. Para la mayoría, la forma de hacerlo es con carpetas AZ en las que se anota que hay en el interior y que se colocan agrupadas por temas: contabilidad, actas, albaranes etc. Pero para algunas personas, los archivadores no tienen por qué ser tan aburridos y el orden, para ellos, también tiene que ver con la rápida localización de los materiales. Por eso, la utilización de carpetas personalizadas en diferentes colores ayudará a que el archivo sea mucho más visual.
Por ejemplo, todas las carpetas relacionadas con la contabilidad pueden ir en verde, las relacionadas con facturas emitidas en azul y las facturas recibidas o gastos generales en rojo. Con un solo vistazo, ya podremos localizar en qué parte del archivo están las carpetas que estamos buscando y solo habrá que ver cuál es la correcta.
Si tu oficina está en tu hogar, esta manera de organizarla también hará que se convierta en una habitación más alegre, menos gris y que resultará más atractiva. Los despachos pueden tener color y luz y esto no les resta nada de profesionalidad, por lo que no hay que temer a este tipo de organizaciones.
Cuando se encargan carpetas personalizadas, estas pueden llevar también el logo de la empresa o el nombre y algunos datos. Y se pueden encargar otras carpetas más sencillas para entregar material a los clientes, como trabajos o presupuestos. Así, todo estará mucho más ordenado y la presentación será absolutamente impecable. A mayores, el cliente siempre tendrá a mano nuestros datos para poder llamar o enviar un mail sin tener que buscarlo. Y sabrá exactamente quién ha realizado ese encargo, aunque pase tiempo tras su entrega.
Esta forma de ordenar de manera visual mediante los colores es útil para muchas otras cosas. Por ejemplo, para los llaveros de los edificios. Es muy habitual organizarlos con códigos de colores, dándole un tono diferente a cada planta del edificio. En el caso de plantas grandes, puede haber llaveros en un color para los despachos, otro color para almacenes y otro para llaves generales, como baños o puertas de paso. Esto hace que localizar cualquier llave sea mucho más rápido ya que en un solo vistazo ya se busca el color y, entre esos colores, es más fácil buscar la adecuada por un método más común, como numeraciones.